La gestion d'une fiche Google My Business peut être une tâche complexe, surtout pour les entreprises ayant plusieurs établissements ou services diversifiés. Ajouter des utilisateurs supplémentaires à votre compte peut vous aider à répartir les responsabilités et à garantir que tous les aspects de vos coordonnées sont régulièrement mis à jour. Cet article vous guidera à travers les étapes nécessaires pour ajouter efficacement des utilisateurs à votre profil Google My Business.
Pourquoi ajouter des utilisateurs à Google My Business
Répartition des responsabilités
Partager l'accès à votre fiche d'entreprise permet de diviser les tâches entre différentes personnes. Vous pouvez par exemple assigner un utilisateur à la mise à jour des informations de contact, tandis qu'un autre se charge de répondre aux avis clients. Cela assure une gestion optimale de vos profils sans surcharger une seule personne.
Meilleure interaction avec les clients
Avoir plusieurs utilisateurs gérant votre fiche signifie que les réponses aux commentaires et questions des clients peuvent être plus rapides. Vous gagnerez en réactivité, ce qui est crucial dans le maintien d'une bonne relation client. Un utilisateur peut se concentrer sur les avis, pendant qu’un autre règle les mises à jour quotidiennes.
Prérequis avant d'ajouter des utilisateurs
Avoir un compte Google valide
Pour ajouter un utilisateur, celui-ci doit posséder un compte Google valide. Assurez-vous que cette personne a bien accès à son propre compte Gmail afin de pouvoir accepter l'invitation.
Niveaux d'accès disponibles
Il existe différents niveaux d'accès pour les utilisateurs ajoutés à votre fiche Google My Business :
- Propriétaire : accès complet et possibilité de supprimer la fiche
- Gestionnaire : accès limité mais capacité de publier des posts et répondre aux avis
- Responsable de la communication : accès très restreint, principalement pour gérer les messages
Étapes pour ajouter des utilisateurs à Google My Business
Ouvrir Google My Business
Commencez par vous connecter à votre compte Google associé à votre fiche d’établissement. Une fois connecté, ouvrez Google My Business.
Accéder aux paramètres des utilisateurs
Dans le tableau de bord de votre profil, dirigez-vous vers l’onglet "Utilisateurs". Cette option se trouve généralement dans le menu latéral gauche.
Inviter de nouveaux utilisateurs
Cliquez sur le bouton "Ajouter des utilisateurs", souvent représenté par une icône de personne avec un signe "+". Entrez l’adresse e-mail associée au compte Google de la personne que vous souhaitez ajouter. Sélectionnez ensuite le niveau d’accès approprié selon les tâches à confier (propriétaire, gestionnaire ou responsable de la communication).
Envoyer l'invitation
Après avoir sélectionné le rôle de l’utilisateur, cliquez sur "Inviter". La personne recevra alors une notification par email lui demandant d'accepter l'invitation. Jusqu'à ce que l'utilisateur accepte, son statut restera "En attente".
Gérer et modifier les utilisateurs existants
Modifier les rôles
Vous pouvez ajuster le niveau d'accès des utilisateurs existants à tout moment. Retournez à la section "Utilisateurs" du tableau de bord de votre fiche d'entreprise, trouvez l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les droits et cliquez sur l'option correspondante. Choisissez un nouveau rôle parmi les options disponibles.
Supprimer un utilisateur
Si nécessaire, vous pouvez retirer un utilisateur de votre fiche. Accédez à la liste des utilisateurs, cliquez sur les trois points à côté du nom de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez "Retirer". Confirmez l'action pour finaliser la suppression.
Bonnes pratiques pour gérer les utilisateurs
Limiter l'accès non essentiel
Limitez le nombre d'utilisateurs bénéficiant d'un accès "Propriétaire" pour réduire les risques de changements majeurs imprévus. Accordez prioritairement des accès "Gestionnaire" ou "Responsable de la communication".
Évaluer régulièrement les besoins en accès
Périodiquement, faites un audit de votre liste d’utilisateurs. Vérifiez que chaque personne inscrite a toujours besoin de son niveau d’accès actuel. Supprimez les anciens employés ou partenaires n'ayant plus besoin d'accéder à la fiche de votre établissement.
Formation des nouveaux utilisateurs
Offrez une formation complète aux nouveaux utilisateurs pour s’assurer qu’ils comprennent bien leurs responsabilités et connaissent les fonctionnalités de Google My Business. Informez-les également des politiques internes concernant les modifications et les interactions avec les clients.
Utilisations avancées des rôles d'utilisateur
Travailler avec des agences marketing
Si vous collaborez avec une agence marketing, envisagez de leur donner un accès en tant que gestionnaires. Ils pourront ainsi publier des contenus et analyser les données sans accéder aux paramètres critiques de votre compte.
Sécurité et récupération
Avoir plusieurs propriétaires peut servir de mesure de précaution en cas d'incapacité à accéder au compte principal. Les propriétaires supplémentaires peuvent récupérer ou modifier les accès si nécessaire, assurant une continuité dans la gestion de votre fiche.
Résolution des problèmes courants liés aux utilisateurs
Invitation non reçue
Si une personne indique ne pas avoir reçu l’invitation, demandez-lui de vérifier ses dossiers de spam ou promotions. S'ils ne trouvent toujours rien, essayez de renvoyer l'invitation depuis votre tableau de bord.
Conflit d'accès
Il arrive parfois que plusieurs utilisateurs essaient de faire des modifications conflictuelles simultanément. Pour éviter cela, définissez clairement les responsabilités et utilisez les notifications internes pour coordonner les actions entre gestionnaires.